תחזית תזרים מזומנים: המדריך המעשי לעסקים

אחד המצבים המתסכלים ביותר עבור בעל עסק הוא לראות רווח בדוח רווח והפסד, ובאותו חודש להתקשות לשלם משכורות. זה לא סותר. רווח הוא מדד חשבונאי, ומזומן הוא מה שיש בפועל בחשבון הבנק.

תחזית תזרים מזומנים היא הכלי שמגשר על הפער הזה. היא מראה מראש מתי ייכנס כסף, מתי הוא ייצא ואיפה צפוי להיווצר מחסור, כך שיש זמן לפעול. במדריך נסביר איך בונים תחזית כזו, אילו נתונים היא צריכה ואיך משתמשים בה כדי לשפר את ניהול תזרים המזומנים.

למה עסק רווחי יכול להיגמר לו המזומן

ההכנסה נרשמת בספרים כשמוציאים חשבונית, אבל הכסף מגיע רק כשהלקוח משלם. אם תנאי התשלום הם שוטף פלוס 60 או 90,‏ העסק מממן את הלקוחות שלו בפועל. במקביל, את הספקים, השכר והתשלומים לרשויות צריך לשלם בזמן.

גם צמיחה מהירה צורכת מזומנים: קונים יותר מלאי, מגייסים עובדים לפני שההכנסות מגיעות ומעמידים אשראי ללקוחות חדשים. לכן דווקא עסקים שגדלים מהר נתקלים לא פעם במצוקת תזרים.

גם תשלומים שאינם מופיעים בדוח רווח והפסד משפיעים על החשבון: החזר קרן של הלוואה, קניית ציוד או תשלום מע"מ על מכירות שהלקוח עוד לא שילם עליהן. כל אלה יוצאים מהבנק, גם כשהרווח נראה מצוין.

• רווח: הכנסות פחות הוצאות לפי עקרונות חשבונאיים, כולל פחת והפרשות שאינם יציאת כסף.
• תזרים מזומנים: הכסף שנכנס לחשבון והכסף שיצא ממנו בפועל, כולל החזרי הלוואות, השקעות ומלאי.

שיטה ישירה מול שיטה עקיפה

יש שתי דרכים מקובלות להציג ולתכנן תזרים מזומנים, ולכל אחת תפקיד אחר.

בשיטה הישירה מפרטים את התקבולים והתשלומים הצפויים לפי מקור: גבייה מלקוחות, תשלומים לספקים, שכר, מסים, הלוואות. זו השיטה המתאימה לתחזית לטווח קצר, כי היא קרובה למה שקורה בפועל בחשבון הבנק.

בשיטה העקיפה מתחילים מהרווח הנקי ומתאימים אותו לשינויים בהון החוזר, בפחת, בהשקעות ובמימון. היא מתאימה לתכנון לטווח ארוך יותר ולחיבור בין התקציב, המאזן והתזרים.

ברוב העסקים נכון להשתמש בשתיהן: שיטה ישירה לניהול השוטף של השבועות הקרובים, ושיטה עקיפה לתכנון השנתי ולבדיקה שהתקציב, המאזן והתזרים מספרים את אותו סיפור. אם התחזית הישירה והתחזית העקיפה מראות תמונות שונות מאוד, זה סימן שאחת ההנחות דורשת בדיקה.

תחזית מתגלגלת ל-13 שבועות

שלושה עשר שבועות הם בערך רבעון. זה טווח קצר מספיק כדי להיות מדויק, וארוך מספיק כדי לראות בעיה מתקרבת ולפעול לפניה. מכאן הפופולריות של תחזית 13 השבועות בקרב מנהלי כספים.

1. מתחילים מיתרת המזומנים בפועל בכל חשבונות הבנק.
2. ממפים את התקבולים הצפויים בכל שבוע, לקוח אחר לקוח עבור הגדולים.
3. ממפים את התשלומים הצפויים: ספקים, שכר, מסים, שכירות, הלוואות.
4. מחשבים תזרים נטו ויתרת סגירה לכל שבוע.
5. בכל שבוע משווים את התחזית לביצוע, מעדכנים ומוסיפים שבוע חדש בסוף.

במקביל כדאי להחזיק תחזית חודשית לשנה קדימה, שמחוברת לתקציב ולמאזן ומשמשת להחלטות גדולות יותר כמו השקעות ומימון.

הערך האמיתי של התחזית נוצר מהשגרה. קבעו מועד קבוע בכל שבוע, אחראי אחד לעדכון, והשוו בכל פעם את התחזית של השבוע הקודם לביצוע בפועל. עם הזמן תלמדו איפה ההנחות שלכם אופטימיות מדי, והתחזית תהיה מדויקת יותר.

מה נכנס לתחזית: תקבולים ותשלומים

תקבולים

• גבייה מלקוחות לפי מועדי תשלום צפויים, ולא לפי מועד החשבונית.
• החזרי מע"מ או מסים, אם צפויים.
• קבלת הלוואות, אשראי או הזרמות הון.
• מכירת נכסים או הכנסות חד פעמיות.

תשלומים

• תשלומים לספקים לפי תנאי התשלום שסוכמו.
• שכר ותשלומים נלווים, שבדרך כלל מרוכזים בתחילת החודש.
• מע"מ, מקדמות מס ותשלומים אחרים לרשויות לפי מועדי הדיווח של העסק.
• שכירות, ביטוחים, מנויים ותשלומים קבועים.
• החזרי הלוואות, ריבית והשקעות ברכוש קבוע.

הקשר לגיול חובות ולגבייה

החלק הקשה ביותר לחזות הוא התקבולים. דוח גיול חובות מראה כמה כסף פתוח אצל כל לקוח ולפי כמה זמן החוב פתוח. לקוח שמשלם בדרך כלל באיחור של שבועיים צריך להופיע בתחזית בהתאם, לא לפי תאריך הפירעון שבחשבונית. תהליך גבייה מסודר הוא לכן גם כלי לשיפור התזרים וגם תנאי לתחזית אמינה.

טיפ מעשי: חלקו את הלקוחות לקבוצות לפי התנהגות התשלום שלהם, למשל משלמים בזמן, משלמים באיחור קבוע ולקוחות בסיכון. לכל קבוצה הניחו מועד גבייה שונה, ולגבי חובות ישנים במיוחד שקלו לא לכלול אותם בתחזית הבסיס בכלל.

דוגמה: תחזית תזרים ל-4 שבועות

הטבלה הבאה היא דוגמה להמחשה בלבד, עם מספרים שמראים איך בעיה יכולה להתגלות מראש:

בדוגמה, החודש מסתיים ביתרה חיובית, אבל בשבוע 3 החשבון צפוי לרדת מתחת לאפס. כשרואים את זה שלושה שבועות מראש, אפשר להקדים גבייה מלקוח גדול, לתאם מועד תשלום עם ספק או להיערך עם מסגרת אשראי.

סימני אזהרה ותרחישים

• ימי הגבייה הממוצעים מתארכים מחודש לחודש.
• חלק גדל מהחובות נמצא בעמודות הגיול המאוחרות.
• המלאי גדל מהר יותר מהמכירות.
• שימוש קבוע במסגרת האשראי גם בחודשים טובים.
• תלות בלקוח אחד או שניים שאחראים לחלק גדול מהגבייה.

מעבר לתחזית הבסיס, כדאי להריץ לפחות תרחיש שמרני אחד: מה יקרה אם הלקוח הגדול ישלם באיחור של חודש, או אם המכירות ירדו ברבעון הבא? תרחישים כאלה מראים כמה מרווח ביטחון יש לעסק ואילו החלטות כדאי לקבל כבר עכשיו.

תרחישים נפוצים שכדאי לבדוק: עיכוב בגבייה מהלקוחות הגדולים, ירידה במכירות, עלייה במחירי חומרי הגלם, גיוס עובדים מוקדם מהמתוכנן או השקעה גדולה בציוד. לכל תרחיש כדאי להגדיר מראש מה תהיה התגובה, למשל אילו הוצאות אפשר לדחות ומאיפה אפשר לגייס מימון.

איך לשפר את תזרים המזומנים בפועל

תחזית טובה מזהה את הבעיה, אבל השיפור מגיע מהתהליכים. אלה המנופים המרכזיים שעומדים לרשות כל עסק:

1. גבייה: הוציאו חשבוניות מיד עם האספקה, הגדירו תזכורות קבועות לפני ואחרי מועד התשלום, וקבעו אחראי ברור לכל לקוח בפיגור.
2. תנאי תשלום: בדקו את תנאי האשראי ללקוחות חדשים, שקלו מקדמות בפרויקטים גדולים ותמריצים לתשלום מוקדם.
3. ספקים: נהלו משא ומתן על תנאי תשלום שמתאימים למחזור הגבייה שלכם, ותזמנו תשלומים לפי התחזית.
4. מלאי: זהו פריטים איטיים, הקטינו מלאי עודף והתאימו את כמויות ההזמנה לביקוש בפועל.
5. רכש: תזמנו רכישות גדולות והשקעות לשבועות שבהם התזרים חזק, ולא לפני מועדי שכר ותשלומים לרשויות.
6. מימון: היערכו למסגרת אשראי מראש, כשהמצב טוב, ולא ברגע האחרון.

איך Simplogic עוזרת

Simplogic משלבת פלטפורמת FP&A מבוססת בינה מלאכותית עם הנהלת חשבונות ברמת ERP,‏ כולל ניהול גבייה ולקוחות, התאמות בנק, רכש ומלאי. כך התחזיות המתגלגלות והתרחישים נשענים על הנתונים בספרים, ואפשר לשאול את הבינה המלאכותית שאלות על המצב הכספי של העסק ולקבל תשובות שמבוססות על הנתונים.